Benutzerverwaltung: Person (einzeln) hinzufügen, Personenliste hinzufügen, Löschen
Mit dem Knopf „Excel-Datei mit Benutzerdaten hinzufügen“ (Mitte) können Sie einfach eine Liste von Personen in die Buchungsplattform einbringen.


Grundlage ist eine in den meisten Fällen schon vorhandene oder schnell zu erstellende Excel-Tabelle mit den Daten der Mitarbeiter. Dabei benötigen Sie die oben genannten Daten in jeweils einer eigenen Spalte:

Excel-Spalten

Das hier abgebildete Format ist nur ein mögliches Beispiel, das Import-Programm ist wesentlich flexibler:

  • Sie dürfen die Spaltennamen frei wählen
  • Wenn alle Mitarbeiter jeweils eine eigene E-Mail-Adresse haben, brauchen Sie nicht zwei separate Spalten „E-Mail“ und „Kennung“ zu führen – dann kann die E-Mail-Adresse jeweils auch als Kennung dienen.
  • Wichtig ist aber: Die Kennung muss jeweils eindeutig sein. Beim Excel-Import werden Tabellen, die in der Spalte Kennung mehrfach den selben Wert enthalten, zurückgewiesen.
  • Alternativ können Sie für den Wert „Kennung“ die automatische Erzeugung auswählen. Dann werden Zugangsdaten in der Form 123456@xl vergeben. Bitte wählen Sie diesen Weg, wenn Sie private E-Mail-Adressen in der Liste führen: Da die Kennung auch unternehmensübergreifend eindeutig sein muss, wäre bei einem Wechsel des Arbeitgebers (bzw. bei Bewerbern bei mehreren Grosshändlern eventuell) die Kennung „verbrannt“. Daher ist bei Adressen, die legitim auch ein anderes Mitgliedsunternehmen des VEG verwenden können wollte, die automatische Erzeugung von Kennungen sinnvoll und erforderlich.
  • Die Spalten „Akademischer Grad“ Und „Gruppen“ dürfen Sie weglassen, wenn Sie diese Daten nicht bestücken möchten.
  • Gerade die Benutzung von „Gruppen“ wird aber empfohlen – hier können Sie z.B. „Vertrieb“, „Fuhrpark“, „Lager“ oder auch den Standort „Ulm“, „Berlin“ eintragen. Mehrere verschiedene Werte dürfen in dieser Spalte stehen, wenn sie durch Kommas getrennt sind.
  • Firmenspezifisch können für Sie auch weitere Datenspalten eigerichtet werden, beispielsweise „Personalnummer“, „Abteilung“… Sprechen Sie bitte solche Wünsche an.
  • Wenn die Namen nicht von den Vornamen getrennt sind, sondern in einer gemeinsamen Spalte im Format „Nachname, Vorname“ vorliegen, ist das auch kein Problem.
  • Sie können mehrere Tabellenblätter verwenden, etwa für verschiedene Niederlassungen. In diesem Fall müssen Sie die Excel-Datei pro Tabellenblatt einmal importieren und dann auf Nachfrage das jeweilige Blatt auswählen.

Bitte beachten Sie aber folgende zwingenden Voraussetzungen:

  • Die Spaltenüberschriften müssen in Zeile 1 vorliegen
  • Vermeiden Sie leere Spalten und leere Zeilen
  • Alle Datenfelder müssen statisch sein – mit Formeln kann das Import-Programm nicht umgehen. Ein Feld „E-Mail-Adresse“ mit der Formel “=B1 & ‚@example.com’“ ist nicht verwendbar
  • Die Datei muss im Format XLS (Excel 2000 oder Excel 2003) vorliegen. Daten im Format CSV, OfficeOpenXML, ODT et cetera werden nicht verarbeitet. Verwenden Sie gegebenenfalls Microsoft Excel oder OpenOffice/LibreOffice Calc, um die Daten in das benötigte Format umzuwandeln

Mitarbeiterliste hochladen

Wählen Sie hier die Excel-Datei von Ihrer Festplatte aus und klicken auf „Datei hochladen..:“

Datenimport

Wenn Ihre Excel-Datei mehrere Tabellenblätter enthält, können Sie hier eins auswählen, von dem Daten importiert werden sollen. Möchten Sie Daten von mehreren Blättern importieren, wählen Sie erst eins und wiederholen den Vorgang später.

Datenimport: Spalten zuordnen

Wählen Sie hier für jedes Kriterium die Spalte Ihrer Excel-Tabelle aus. Hilfreich ist es sicherlich, wenn die Spalten sinnvoll beschriftet sind. Bestimmte Spaltennamen erkennt das Import-Programm als plausible Auswahl und schlägt diese schon vor. Wenn (siehe oben) nur eine Spalte für „Nachname, Vorname“ existiert, wählen Sie diese bitte bei Nachname und bei Vorname aus. Auch für „Kennung“ und „E-Mail-Adresse“ können Sie dieselbe Spalte wählen, wenn alle Mitarbeiter über eigene E-Mail-Adressen verfügen (bzw. Kennung: „automatisch erzeugen“). Für die Begriffe „Akad. Titel“ und „Abteilung“ (bzw. Gruppe, Standort etc.) brauchen Sie keine Spalten auszuwählen, wenn Sie dazu keine Daten eintragen möchten. In der Liste verwenden Sie dann “—bitte auswählen—“, das Importprogramm akzeptiert das in diesen beiden Fällen und lässt die entsprechenden Datenfelder leer. Für firmenspezifische Zusatzspalten erhalten Sie ggf. hier weitere Auswahlmöglichkeiten.

Nach Aufnahme der Daten zeigt das Import-Programm eine Erfolgsübersicht. Waren Kennungen schon vorhanden, erfolgt ein Abgleich zwischen bestehenden und neuen Daten. Im Fall von Abweichungen werden Sie gefragt werden, ob die neu hochgeladenen oder die bereits im xLearning vorhandenen Daten verwendet werden sollen.

Datenimport abgeschlossen

Es ist unschädlich, dieselbe Datei oder Datensätze der selben Person mehrfach hochzuladen, da jede Person an ihrer Kennung eindeutig identifiziert wird. Sie sollten dann allerdings darauf achten, dass zur Kennung jeweils der selbe Name und Vorname übertragen wird. Bei „automatisch erzeugten“ Kennungen kann allerdings ein Duplikat nicht vermieden werden; in diesem Fall müssten Sie selbst darauf achten, diese Personen nicht mehrfach einzutragen.