Der Schutz der persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter ist uns besonders wichtig. Daher wurde dieser bei der Konzeption des VEG-xLearning von Anfang an im Konzept verankert und umgesetzt.

Bitte beachten Sie: Es gibt im xLearning ein Modul Datenschutz-Grundlagen (BDSG).

Die Datenschutzerklärung steht als PDF-Datei zum Download bereit.

Datenübermittlung

Die Übertragung von personenbezogenen Daten findet an verschiedenen Stellen statt.

Zuerst müssen die Daten Ihrer Mitarbeiter in die Buchungsplattform gelangen. Dies geschieht einzeln oder per XLS-Upload über eine SSL-/TLS-verschlüsselte Verbindung (was technisch der beim Online-Banking üblichen Verschlüsselung entspricht).

Diese Daten werden damit auf die Buchungsplattform des VEG übertragen. Daraufhin erhalten lediglich über die Vertraulichkeit der Daten unterrichtete Mitarbeiter des VEG Zugang zum Datenbestand – abgesehen von den Personen Ihrer Firma, die zu diesem Zweck einen Zugang (mit Kennung und Passwort) erhalten haben.

Sie können die Personenliste jederzeit bearbeiten und auch als XLS-Dokument herunterladen – das geschieht wiederum über die verschlüsselte Verbindung.

Kursplattform

Die Plattform, auf die Ihre Mitarbeiter zum Abarbeiten der Module zugreifen, wird vom BFE betrieben. An diese Plattform werden vom VEG ausschließlich folgende Daten gesendet (verschlüsselte Verbindung): Name, Vorname, evtl. Akad. Grad, Geschlecht, E-Mail-Adresse bzw. „Kennung“, Firmenzugehörigkeit, Buchungsdatum und gebuchte(s) Modul(e) sowie ein automatisch generiertes Kennwort.

Weiterhin werden bei Nutzung der Kurse/Module die Zugriffe (IP-Adresse / Zugriffszeit / aufgerufene Seiten und Module / Login- und Logout-Zeiten) in der Kursplattform protokolliert. Dies ist im Rahmen der technischen Betreuung, Wartung, Störungsfindung und Fehlerbeseitigung notwendig. Die Protokolldaten werden turnusmässig gelöscht.

Werktäglich wird der „Lernfortschritt“ – also der Abschluss eines Moduls, das Bestehen eines Tests, der Empfang einer Belehrung – von der Kursplattform in die Buchungsplattform übermittelt. Sobald alle Module einer Person als „erfolgreich absolviert“ vermerkt sind oder die vorgesehene maximale Bearbeitungszeit abgelaufen ist, wird der Zugriff dieser Person (d.h. Kontodaten auf der Kursplattform, o.g. personenbezogene Daten) auf die Plattform spätestens am nächsten Werktag gelöscht. Protokolldaten können bis zum üblichen Löschungsturnus über diesen Zeitpunkt hinaus in der Plattform verbleiben.

Personenbezogene Daten in der Buchungsplattform müssen aus abrechnungstechnischen Gründen bis zur Erstellung und Bezahlung einer Rechnung vollständig gespeichert bleiben, können aber vorab schon zur Löschung vorgemerkt werden. Mit Abwicklung der Rechnung können Sie alle personenbezogenen Daten aus der Buchungsplattform löschen.

Nicht löschen können Sie die in der Rechnung abgespeicherten Daten, da diese buchhalterischen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Welche Daten davon betroffen sind, entnehmen Sie bitte der jeweiligen Rechnung, die Sie online in der Buchungsplattform vorfinden.

Datenübermittlung per E-Mail

Zur Bestätigung einer Buchung werden an den Personalverantwortlichen eine Buchungsliste, an die Teilnehmer jeweils eine Mitteilung über das für sie gebuchte Modul verschickt.

Ist für Ihre E-Mail-Adresse ein SMIME-Zertifikat hinterlegt, werden Nachrichten an Sie automatisch verschlüsselt und können nur vom Absender (bzw. der VEG-Geschäftsstelle) und Ihnen gelesen werden.

Die Mitteilungen an die Mitarbeiter enthalten neben der Information über die Kursbuchung auch den Namen des Buchenden, den Firmennamen sowie E-Mail-Adresse bzw. Kennung und Passwort.

Bei Abschluß eines Moduls wird eine Bestätigungs-Nachricht an den Teilnehmer und an Sie gesandt, in der ebenfalls Name, Firmenname und Information über die Kursbuchung enthalten sind.